1. Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp nhất cho doanh nghiệp
Theo khoản 01 điều 07 thuộc Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định khởi tạo hóa đơn là tạo định dạng, thiết lập đầy đủ các tiêu thức, thông tin của bên bán, bên mua và các thông tin cần thiết về giao dịch. Quy trình sử dụng hóa đơn gồm 06 bước: lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn, lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, xin cấp phép và chờ phản hồi từ cơ quan thuế, khởi tạo và chỉnh lý, gửi tới bên mua, lưu trữ
– Những quy trình chỉ cần thực hiện lần đầu trước khi phát hành hóa đơn Những bước dưới đây doanh nghiệp chỉ cần thực hiện 01 lần trước khi phát hành hóa đơn lần đầu tiên, sau đó không cần lập lại.
• Lập quyết định áp dụng hóa đơn Doanh nghiệp cần đưa ra quyết định chính thức áp dụng hình thức hóa đơn điện tử và thông báo quyết định đó dưới dạng văn bản.
• Xin cấp phép từ cơ quan thuế Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu sau đó nộp lên cơ quan thuế qua mạng hoặc gửi trực tiếp. Căn cứ theo Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu sau 02 ngày làm việc mà cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
• Tìm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín Doanh nghiệp nên chủ động tìm cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế chứng nhận, đảm bảo uy tín, chất lượng cao, bảo mật tốt và phù hợp với mô hình kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất cũng như được hỗ trợ tận tâm về mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn hoặc thuế.
– Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đã thực hiện những bước chuẩn bị cần thiết, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản và thuận tiện cho mọi doanh nghiệp
• Khởi tạo hóa đơn Khi phát sinh giao dịch với bên mua, doanh nghiệp xuất hóa đơn từ phần mềm, tiến hành điền mọi thông tin cần thiết vào hóa đơn như tiêu thức, số lượng, nội dung giao dịch,…
• Ký số Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử để ký số vào hóa đơn trước khi gửi tới tay khách hàng. Nhiều phần mềm hỗ trợ ký số theo lô.
• Gửi tới khách hàng Doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử tới tay khách hàng thông qua tin nhắn điện thoại, thư điện tử email, thông báo trên website,….
• Lưu trữ Doanh nghiệp giữ lại bản sao hóa đơn điện tử và lưu trữ trên hệ thống để có thể kiểm tra, kê khai thuế khi cần thiết
2. Phần mềm hóa đơn điện tử VNet-Invoice
Công ty VNet với nhiều năm kinh nghiệm đã xây dựng một phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại với những tiêu chí hỗ trợ tối ưu cho việc kinh doanh cũng như quản lý chính xác, nhanh chóng và ổn định.
Phần mềm hóa đơn điện tử VNet-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phần kế toán – kiểm toán; giúp công tác quản trị chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tử không những giải quyết tồn đọng và lỗ hổng của hình thức hóa đơn giấy mà còn mang lại những tiện ích không thể chối cãi cho doanh nghiệp, nhà nước và khách hàng.
Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm làm việc 24/7 sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp nhanh chóng và tận tâm. Vnet-Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn đúng quy tắc, quy định về hình thức theo luật. Đảm bảo mang lại sự chuyên nghiệp, uy tín và nhanh chóng cho doanh nghiệp, tổ chức.
Nếu có thắc mắc về hình thức hóa đơn điện tử nói chung, về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử nói riêng; hợp pháp,hợp lệ hay những thủ tục pháp lý, quy định cần thiết để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, quý khách hàng vui lòng liên hệ trưc tiếp tới 1900 6609 để nhân được sự tư vấn miễn phí từ các chuyên gia đầu ngành về thuế và kinh tế tại VNet-Invoice.