>> Hướng dẫn kiểm tra Hóa đơn điện tử có mã xác thực
>> Kế toán “xử lý” gọn lẹ báo cáo nhờ áp dụng Hóa đơn điện tử
>> Hoá đơn điện tử xác thực là gì? Đối tượng, điều kiện và lợi ích sử dụng của Hóa đơn điện tử xác thực
>> Hướng dẫn đăng ký Hóa đơn điện tử có mã xác thực
1. Hóa đơn điện tử xác thực và Hóa đơn thường là gì?
1.1. Hóa đơn thường (Hóa đơn GTGT)
Hóa đơn thường (Hóa đơn GTGT)
Hoá đơn thường là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
Thông thường, loại hóa đơn này được phát hành theo nhiều bước như: doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,…
Cách phát hành hóa đơn đỏ này có ưu điểm là chúng có độ chính xác cao vì doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
1.2. Hóa đơn điện tử xác thực
Hóa đơn điện tử xác thực
Hóa đơn điện tử xác thực (Hóa đơn điện tử có mã xác thực) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hay Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế trước khi được chuyển cho người mua, qua đó giảm thủ tục hành chính và bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả. Người dùng có thể truy cập vào trang web của tổng cục thuế để tra cứu và kiểm tra thông tin hóa đơn.
Đối với Hóa đơn điện tử xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.
2. Hạn chế của Hóa đơn thường
Hạn chế của Hóa đơn thường
Ưu điểm của cách phát hành hóa đơn thường đó là chúng có độ chính xác cao vì doanh nghiệp phải mất khá nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Bên cạnh đó việc phát hành hóa đơn đỏ theo cách thông thường này cũng tồn tại những nhược điểm như:
– Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn này không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều.
Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được. Đặc biệt là việc chuyển hóa đơn đến những khách hàng cách xa doanh nghiệp, bắt buộc phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh và tốn phí từ 10 đến 30.000 đồng cũng sẽ tiêu tốn một khoản chi tiêu đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.
– Với hóa đơn giả, các doanh nghiệp có cơ hội mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả
– Doanh nghiệp tốn quá nhiều thời gian để phát hành hóa đơn thường. Bên cạnh đó, công việc phát hành yêu cầu kế toán phải cẩn thận từng con số. Chỉ cần sai sót lỗi nhỏ, kế toán tốn thời gian, tiền bạc để chỉnh sửa lại, ảnh hưởng lớn cho Doanh nghiệp.
3. Ưu điểm của Hóa đơn điện tử xác thực so với Hóa đơn thường
So sánh Hóa đơn điện tử xác thực và Hóa đơn thường
Hóa đơn điện tử tuy mới chỉ thực hiện được trong thời gian ngắn nhưng hóa đơn điện tử xác thực đã cho chúng ta thấy những điểm ưu việt rõ ràng so với hóa đơn thường như:
– Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
– Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Tình trạng quá tải cho doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế sẽ được giảm bớt sau khi sử dụng hóa đơn điện tử.
– Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn (đây là một vấn nạn nhức nhối đối với cơ quan chức năng và các doanh nghiệp chân chính). Quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo từ đó giảm thiểu tình trang hóa đơn giả và tránh thất thu cho nhà nước.
Thêm vào đó, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
=> Những điều này sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, giúp các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử…
Trên đây là sự khác nhau cơ bản nhất giữa Hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn thường. Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định rõ thời gian bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử, với những lợi ích lớn mà Hóa đơn điện tử xác thực đem lại, Doanh nghiệp nên chủ động chuyển đổi sớm để thích ứng, theo kịp xu hướng thị trường nhất